Weinbuchführung

Die Weinbuchführung ist die Zusammenfassung sämtlicher Unterlagen, die zur Übersicht, zur Dokumentation und zur Kontrolle der Weinmengen, von der Ernte bis zum Verkauf, in einem Betrieb erforderlich sind.

Alle die in Ausübung ihres Berufes Trauben,Maische, Most und Wein besitzen, sind zur Weinbuchführung verpflichtet, also in erster Linie Weinkellereien, Winzergenossenschaften, Weingüter und Selbstvermarkter. Auch Weinkommissionäre, die für gewerbliche Zwecke Weinbauerzeugnisse kaufen oder verkaufen, sind zur Weinbuchführung verpflichtet. Ausnahmen sind Winzer, die ihre gesamte Ernte an einen Zusammenschluss abliefern, denn bei diesen besteht die Weinbuchführung nur aus einer geordneten Sammlung der Ablieferungsnachweise (Wiegescheine). Bei Winzern, die ihre Trauben verkaufen und selbst keinen Wein herstellen, besteht die Weinbuchführung nur aus einer geordneten Sammlung der Ernte-, Erzeugungs- und Bestandsmeldungen.

Die Weinbuchführung steht im Vordergrund der Weinüberwachung, denn von den klassifizierenden Angaben auf dem Etikett sind viele nur durch die Buchführung und in Einzelfällen allenfalls begleitend durch chemische Analysen überprüfbar.

Die nachfolgende Anleitung ist entsprechend der natürlichen Jahresabfolge gegliedert in Erntevorbereitung, Lese, Flaschenfüllung und Verkauf. Die nachstehenden Hinweise sind auf dem Laufenden, aber naturgemäß nicht endgültig. Ausschließlich verbindlich sind die einschlägigen Vorschriften.

Weinbuchführungssysteme

Reiter aus Post-it Index von 3m erleichtern die Übersichtlichkeit der losen Konten

Die hier vorgestellte Buchführung mit losen Konten erlaubt eine gute Übersicht, wenn viele Weine aus verschiedenen Jahrgängen zu verwalten sind. Alle aktiven Konten können zusammen in einer Ablage liegen. Bei einen System mit gebundenen Büchern kommt es dagegen in laufe der Jahre dazu, dass sich die aktiven Konten über mehrere Bücher verteilen und schlecht zu finden sind.

Wenn der jährliche Zukauf nicht mehr als 30.000 Liter Fasswein oder mehr als 40.000 kg Trauben beträgt, kann diese Weinbuchführung mit losen Kontoblättern genutzt werden.

Wenn der jährliche Zukauf, wie dies in wenigen Betriebe der Fall ist, mehr als 30.000 Liter Fasswein oder mehr als 40.000 kg Trauben beträgt, ist ein System der Durchschreibebuchführung zu verwenden. Bei der Durchschreibebuchführung werden lose Konten verwendet und zusätzlich wird durch Blaupapier auf das so genannte Weinjournal durchgeschrieben. Ein gewähltes Buchführungsverfahren ist immer vollständig zu führen. Es dürfen nur die Originalvorlagen des Vertreibers verwendet werden.

VERGLEICH DER BUCHFÜHRUNGSSYSTEME: Karteikasten mit losen Konten (a) und gebundenen Büchern (b)

Für den Bereich vom Herbstbuch bis zur Flaschenfüllung ist die handschriftliche Führung des Weinbuchs weiterhin sehr geeignet. Ein EDV Programm bietet sich besonders ab dem Moment der Abfüllung an und kann eine gute Ergänzung sein, wenn größere Mengen an Flaschenwein vermarktet werden.

Umstellung des Buchführungsverfahren

Die Umstellung des Buchführungsverfahrens kann am einfachsten nach dem Jahresabschluss erfolgen. Die Konten werden abgeschlossen (siehe Jahresabschluss) und die verbleibenden Bestände in die neuen Weinkonten eingetragen. Inhaltliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Weinbuchführungssystemen, den reinen Bereich der Weinbuchhaltung betreffend, gibt es nicht, und auch die Papierform unterscheidet sich im Grundsatz nicht von Computerprogrammen, denn alle Verfahren müssen die gleichen Anforderungen erfüllen.

Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen

Das Weinrecht fordert eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres, das Finanzamt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Somit ist die längere Frist einzuhalten. Die Unterlagen der Weinbuchführung müssen in den Geschäftsräumen des Betriebes aufbewahrt werden, damit sie jederzeit für die Weinkontrolle zugänglich sind.

BEISPIEL für die Aufbewahrungsfrist:

Letzte Eintragung	Ende des Kalenderjahres	+ 10 Jahre	1 möglicher Tag der Vernichtung
2.1.2012	31.12.2012	31.12.2022	1.1.2023
2.10.2012	31.12.2012	31.12.2022	1.1.2023
31.12.2012	31.12.2012	31.12.2022	1.1.2023

Art der Eintragung

BEISPIEL für richtiges Korrigieren: die Zahl "6" soll durch die Zahl "8" korrigiert werden

Die Schrift muss urkundenfest und deutlich lesbar sein. Bei Korrekturen ist die ursprüngliche Eintragung durchzustreichen und die gültige Eintragung oberhalb oder seitlich anzubringen. Unzulässig ist es, Eintragungen mit Bleistift zumachen oder Eintragungen auszuradieren.

Niemand ist perfekt; authentische Aufzeichnungen weisen immer ein moderates Maß an Korrekturen auf. Natürlich sollten Korrekturen vermieden werden, aber einige wenige Korrekturen stärken sogar die Glaubwürdigkeit.

Behältnisnummer, Behälterliste und Merkzeichen

Bei der Überprüfung der Weinbuchführung durch die Weinkontrolle werden: alle Ein- und Ausgänge in einem bestimmten Zeitraum oder alle ein Produkt betreffenden Vorgänge vom Eingang bis zum Ausgang kontrolliert. Deshalb muss der Lagerort des Weines jederzeit feststellbar sein. Dieser wichtige Grundsatz wird im Keller durch drei Maßnahmen garantiert:

• Erstens durch die Nummerierung aller Behälter.
• Zweitens durch eine Behälterliste in der alle Behälter und ihr Aufstellungsort schriftlich festgehalten werden.
• Drittens durch sogenannte Merkzeichen mit denen alle Behälter in denen Wein lagert versehen werden und deren Kennzeichnung eine Zuordnung des Inhaltes erlaubt.

BEISPIEL für eine ordnungsgemäße Beschriftung von Behältern

BEISPIEL für die benötigte Beschriftung von Kleinbehältern

BEISPIEL für Merkzeichen an der Gitterbox (Flaschenstapel) hier mit Weinnummer und Bezeichnung des Erzeugnisses

• Behältnisnummer

Die Vergabe der Behältnisnummer muss nicht durchgängig erfolgen. Werden die Behälter umgestellt oder neue hinzugekauft, wird aus einer durchgehenden Nummerierung in wenigen Jahren oft blankes Chaos. Da steht dann der Tank 11 neben Tank 98 und eine einfache räumliche Zuordnung wird erschwert.

Bei der Verteilung der Behälter über mehrere Räume empfiehlt sich eine Kombination von Buchstaben und Nummern, wobei die Nummern, wenn viele Tanks vorhanden sind, zweistellig sein sollten. Die so gekennzeichneten Behälter lassen sich, wenn Sie über verschiedene Räume verteilt sind, leichter auffinden. Im Rahmen einer Neuorganisation des Kellers kann jederzeit die Behälterkennzeichnung neu geordnet werden.

BEISPIEL für eine günstige Einteilung der Behältnisnummer:

K E L T E R H A L L E
K 10	K 11	K 12	K 13
K e l l e r g a n g
K 14	K 15	K 16	K 17
L A G E R K E L L E R
L 10	L 11		L 12
K e l l e r g a n g
L 13	L 14		L 15
H O L Z F A S S K E L L E R
H 10	H 11
K e l l e r g a n g
H 12		H 13

BEISPIEL für eine ungünstige Einteilung durch fortlaufende Nummerierung der Behältnisnummer:

K E L T E R H A L L E
1	2	3	4
K e l l e r g a n g
5	6	7	8
L A G E R K E L L E R
9	10	11	12
K e l l e r g a n g
13	14	15	16
H O L Z F A S S K E L L E R
8	9
K e l l e r g a n g
17	18

• Behälterliste

In der Behälterliste werden die Zeilennummer der Liste, die tatsächliche Bezeichnung des Behälters und das Fassungsvermögen sowie der Ort der Aufstellung festgehalten, eine solche Liste ist sehr schnell erstellt. Jeder Behälter ist in die Behälterliste einzutragen!

BEISPIEL für eine Behälterliste:

Lfd. Nr.	Behälter-Nr.	Bezeichnung des Behälters (V2A-,GfK-Tank, Holzfass ect.)	Größe des Behälters in Liter (l)	Ort der Unterbringung (Keller-Nr., Bezeichnung des Raumes ect.)
1	20	Edelstahl	4.300	Gär- und Lagerkeller
2	21	Edelstahl	2.500	Gär- und Lagerkeller
3	22	Edelstahl	2.300	Gär- und Lagerkeller
4	23	Immervoll-Edelstahl	300	Gär- und Lagerkeller
5	24	Immervoll-Edelstahl	300	Gär- und Lagerkeller
6	25	Edelstahl	5.500	Gär- und Lagerkeller
7	26	Edelstahl	5.000	Gär- und Lagerkeller
8	27	Edelstahl	4.500	Gär- und Lagerkeller
9	28	Edelstahl	4.000	Gär- und Lagerkeller
10	29	Edelstahl	3.500	Gär- und Lagerkeller

Merkzeichen

Merkzeichen müssen eine Verwechselung des Inhaltes bei Tanks, Fässern und Flaschenstapel ausschließen. Der Begriff "Merkzeichen" wirkt heute wenig verständlich, bezeichnete aber schon im Mittelalter Markierung an Waren zur Kennzeichnung von Hersteller, Eigentümer, Warensorte und Warengüte. Als Kennzeichnung findet man heute an Tanks, Fässern und Flaschenstapel deshalb die Weinnummer, die Nummer der Qualitätsweinprüfung oder eine Kurzbezeichnung mit Rebsorte Jahrgang, Lage und Qualitätsstufe.

Herbstbuch

Die Eintragungen im Herbstbuch können einfach gehalten werden, sind aber als Grundlage aller Aufzeichnungen der Weinbuchführung gewissenhaft zu führen. Beim Herbstbuch handelt es sich um ein offizielles Formular in Heftform, das zwingend vorgeschrieben ist und angeschafft werden muss. Das Führen des Herbstbuches mit dem Computer ist bislang erst mit wenigen Computerprogrammen zugelassen.

• Art der Eintragung

Wie immer bei der Weinbuchführung muss die Schrift urkundenfest und deutlich lesbar sein. Mit Bleistift vorzuschreiben und/oder das Ausradieren von Eintragungen sind also nicht angebracht. Niemand ist perfekt; authentische Aufzeichnungen weisen immer ein moderates Maß an Korrekturen auf. Natürlich sollten Korrekturen vermieden werden, aber einige wenige Korrekturen stärken sogar die Glaubwürdigkeit. Bei Korrekturen ist die ursprüngliche Eintragung durchzustreichen und die gültige Eintragung oberhalb oder seitlich anzubringen.

Im Herbstbuch sind die Menge und das Mostgewicht der geernteten Trauben täglich am Ende des Lesetages, also spätestens um 24.00 Uhr, festzuhalten. Es werden entweder Kilogramm Trauben, Maische oder Most in Liter eingetragen – so, wie sie im Gebinde vorliegen. Besonders, wenn Trauben oder Maische eingetragen werden, kann die Mostgewichts- und Mengenangabe weniger präzise ausfallen. Sich daraus ergebende Abweichungen können, wenn die Weine in der Weinbuchführung eingetragen werden, durch Korrekturbuchungen richtig gestellt werden.

„Die richtige Einstellung der Messgeräte ist zu beachten“ heißt es in der Anleitung. Eine Eichung der Messinstrumente, Refraktometer und Mostwaage ist damit nicht vorgeschrieben und auch nicht notwendig. Zur einfachen Kontrolle werden Refraktometer und Mostwaage miteinander verglichen; sie können bei stärkeren Abweichungen auch im Weinlabor überprüft werden.

Vorlage Herbstbuch

Lfd.Nr.	Datum der Ernte	Herkunft / Lage	Rebsorte	Mostgewicht (°Oechsle)	Erntemenge: Trauben-Maische (kg / l)	Erntemenge: Most (l)	Sonstige Eintragungen (z. B. Beseitigung der Nebenerzeugnisse, Anreicherung, Mostentsäuerung, Verkauf, usw.)
1	2	3	4	5	6a	6b	7
...	...	...	...	...	...	...	...
...	...	...	...	...	...	...	...
...	...	...	...	...	...	...	...
...	...	...	...	...	...	...	...

ANLEITUNG zur täglichen Eintragung:

• zu Spalte 1: Die täglichen Erntemeldungen sind für die Eintragung fortlaufend zu numerieren.

• zu Spalte 2: Das Tagesdatum ist einzutragen.

• zu Spalte 3: Es sind die in der Weinbergsrolle eingetragenen Lagebezeichnungen anzugeben.

• zu Spalte 4: Zur Kennzeichnung der Rebsorten sind die offiziellen Rebsortenbezeichnungen anzugeben.

• zu Spalte 5 / 6 (6a + 6b): Richtige Einstellung der Meßgeräte beachten, das Mostgewicht und die Erntemenge sind nach dem Zustand einzutragen, in dem sich das Erntegut am Ende des ersten Lesetage befindet, also Trauben, Maische oder Most.

• zu Spalte 7: Die Eintragungen können bis zur Eintragung in die Weinkonten, als Kellerhilfsbuch dienen.

Kellerhilfsbuch / Eintragungsfristen

Für die Weinbuchführung gibt es genaue Frist-Vorgaben. Eine einfache Möglichkeit wäre es, am Ende eines jeden Arbeitstages alle erfolgten Vorgänge in die Weinbuchführung zu übernehmen.

Wenn alle erforderlichen Angaben im Herbstbuch stehen, kann das Herbstbuch bis zur Eintragung in die Weinkonten, welche bis zum 15. Januar des auf die Ernte folgenden Jahres erfolgt sein müssen, zur Überbrückung dienen. Allerdings bietet das Herbstbuch nur sehr begrenzten Raum, und deshalb sind formlose Notizen - meist als sogenanntes Kellerhilfsbuch bezeichnet - oder andere Belege - wie Kalender oder Notizbücher - zugelassen.

Diese handschriftlichen Aufzeichnungen müssen Weinnummer, Bezeichnung, Mengenangabe enthalten. Sie werden nummeriert und mit Datum und Unterschrift versehen. Sie sollen so geführt werden, dass sich die Arbeitsvorgänge eindeutig und auch für die Weinkontrolle nachvollziehbar zuordnen lassen. Am effizientesten ist es, die Vorgänge am Tag der Durchführung in eine selbsterstellte Vorlage zu einzutragen.

Nachdem am 15. Januar alle relevanten Angaben in die Weinbuchführung eingetragen worden sind, müssen die Aufzeichnungen des Kellerhilfsbuches alle 30 Tage in die Weinbuchführung übertragen werden. Auch hier gilt, die Unterlagen müssen so plausibel sein, dass sie von der staatlichen Weinkontrolle für glaubwürdig gehalten werden. Die Eintragungen müssen nicht zwingend am Monatsende erfolgen, entscheidend ist, dass zum Zeitpunkt der Eintragung nicht mehr als 30 Tage nach dem Vorgang vergangen sein dürfen. Somit sind auch Intervalle der Eintragung zu jedem anderen Monatsdatum möglich.

• Eintragungsfristen für die Weinbuchführung

BEISPIEL mit Kellereihilfsbuch:

Vorgang	Eintraggungsfrist	BEISPIEL: Tag der Durchführung des Vorgangs	BEISPIEL: Vorgeschriebener Tag der Eintragung in die Weinbuchführung
Verwendung von Stoffen, die ein Stoffbuch benötigen	selber Tag	Freitag	Freitag
Anreicherung	selber Tag	Freitag	Freitag
Kauf eines Stoffes, der ein Stoffbuch benötigt	erster Tag nach Erhalt	Freitag	Samstag
Eingang	ersten Arbeitstag nach Erhalt	Freitag	Montag
Behandlung	erster Arbeitstag nach der Behandlung	Freitag	Montag
Ausgang	dritter Arbeitstag nach dem Versand	Freitag	Mittwoch

WICHTIGE ANMERKUNGEN ZUR TABELLE:

Vorgänge während der Lese

• tägliche Eintragung ins Kellerhilfsbuch
• Eintragung in die Weinbuchführung zum 15. Januar des auf die Ernte folgenden Jahres

Vorgänge nach dem 15. Januar des auf die Ernte folgenden Jahres

• tägliche Eintragung ins Kellerhilfsbuch
• Eintragung in die Weinbuchführung monatlich

Kellerhilfsbuch

MELDUNG Kellermeister an die Weinbuchhaltung:

Beispiel Kellerhilfsbuch

BEISPIEL: Kellerhilfsbuch

Sammelbeleg für Kleinverkäufe

BEISPIEL: Sammelbeleg für Kleinverkäufe

Registerbuch

Im Registerbuch müssen die losen Weinkontoblätter eingetragen werden. Jedes neu angelegte Kontoblatt wird in einer Zeile eingetragen.

Das Datum der Anlage des Kontos, die vergebene Weinnummer, Herbstbuch-Nr., Lieferant, Begleitscheinnummer, Bezeichnung des Weines: Jahrgang, Rebsorte, Qualitätsstufe, Weinart, Bereich, Gemarkung, Lage und die Registriernummer des Weinkontos werden eingetragen.

BEISPIEL für ein Registerbuch:

Lfd. Nr.	Datum der Einrichtung	vergebene Wein-Nr.	Bemerkungen: Herbstbuch-Nr., Lieferant, Begleitscheinnummer	Bezeichnung des Weines: Jahrgang, Rebsorte, Qualitätsstufe, Weinart, Bereich, Gemarkung, Lage, Seitenzahl des Weinkontos
1	30.06.	0501	Weinkonto Dr. Detzel	2005, Gimmeldinger Mandelgarten, Riesling, Spätlese, Seite 4
2	10.12.	..01	Herbstbuch Nr. 01	201..., Mußbacher Eselshaut, Müller-Thurgau, QbA, Seite 5
3	10.12.	..49		Trub & Hefe Seite 15
4	10.12.	..21	Konto 01	201…,. .SR, Mußbacher Eselshaut, Müller-Thurgau, QbA, Seite 6
5	10.12.	..31	Konto 01	Federweißer Seite 13
6	10.12.	..03	Herbstbuch Nr. 02	201..., Haardter Herzog, Silvaner, Spätlese Seite 8
7	10.12.	..04	Herbstbuch Nr. 03	201…, Haardter Herzog, Silvaner, , QbA Seite
8	10.12.	..02	Konto 01	201…., Mußbacher Eselshaut, Müller-Thurgau, QbA, Seite 6
9	10.12.	..05	Herbstbuch Nr. 04	201…, Gimmeldinger Mandelgarten, Riesling, QbA, Seite 11

Vergabe der Wein-Nummern

Die Überprüfung einzelner Partien erfolgt typischer Weise anhand des Weinbuches. Im Sinne der Rückverfolgbarkeit muss die Frage beantwortet werden können: „Wo befindet sich dieser Wein?“ und weniger: „Was befindet sich in diesem Gebinde?“ Um dies sicherzustellen, muss jedem Wein ab dem Eingang in den Betrieb eine Weinnummer zugeordnet werden. Der Betrieb kann die Weinnummer nach einem eigenen System aufbauen. Voraussetzung ist dabei, dass die Nummer fortlaufend, aufsteigend und einmalig für Partien von stofflich gleicher Zusammensetzung vergeben wird.

Weine mit gleicher Bezeichnung und Zusammensetzung können dieselbe Weinnummer tragen, dabei ist unerheblich, ob sie in einem oder mehreren Gebinden lagern. Der Lagerort wird anhand der Behältnisnummer in den Weinkonten kenntlich gemacht. Eine Zusammenlegung desselben Weines aus verschiedenen Gebinden hat keine Änderung der Weinnummer zufolge, der Wein bleibt im selben Weinkonto, während sich nur die Behältnisnummer ändert. Hingegen muss beim Verschnitt unterschiedlicher Partien eine neue Weinnummer vergeben werden.

BEISPIEL zur Verteilung der Weinnummer:

Erzeugnis Nr.-Zuordnung
Weißwein Nr. 1 – 10	Riesling - SL	.....01	.....03QbA-tr.	....05Ri.-tr.
Rotwein Nr. 11 - 20					.....11 Spbg.-SL
Süßreserve Nr. 21 - 30		.....21 SR
Traubensaft+ Federweißer Nr. 31 - 40
Trester + Trub Nr. 41 - 50

Angaben in den Weinkonten - Ein- und Ausgangsbücher

Jedes Erzeugnis und buchführungspflichtiger Vorgang ist mit den bezeichnungsrechtlich vorgesehenen Angaben aufzuführen:

• Wein- und Behältnisnummer,
• amtliche Prüfungsnummer,
• Losnummer,
• Menge,
• Mostgewicht,
• Datum des Vorgangs,
• Verarbeitungs- und Verwendungsbeschränkungen sowie erteilten Ausnahmegenehmigungen und Versuchserlaubnissen,
• Hinweis auf das Begleitpapier, das die betreffende Beförderung begleitet oder begleitet hat.

Festzuhaltende Vorgänge in den Weinkonten

Es ist vorgeschrieben, welche Vorgänge in der Weinbuchführung festgehalten werden müssen. Diese Vorgaben werden in den Buchführungsvorlagen genau definiert – und dies minimiert die Fehlerquellen. Allerdings werden in den Vorlagen oft auch freiwillige Angaben berücksichtigt, und dies erschwert wiederum eine genaue Zuordnung dessen, was tatsächlich einzutragen ist. Weiterführende Angaben in der Weinbuchführung sind möglich, allerdings dürfen diese zusätzlichen Angaben die Übersichtlichkeit nicht erschweren.

Folgende Angaben sind in die Weinbuchführung einzutragen.

• Anreicherung: Einzutragen sind Datum und Menge des Stoffes mit dem angereichert wurde, Zucker oder rektifiziertes Traubenmostkonzentrat sowie die Anreicherungsspanne, der Gesamtalkoholgehalt vor und nach der Anreicherung.

• Entsäuerung: Einzutragen sind Datum und Menge der Stoffe der Entsäuerung sowie der Gesamtsäuregehalt vor der Entsäuerung und die Entsäuerungsspanne. Gleiches gilt auch für die Säuerung in Jahren, in denen eine Säuerung zugelassen ist.

• Teilweise Entalkoholisierung

• Süßung: Der Zusatz von Süßreserve in jeglicher Form ist einzutragen.

• Verschnitt: Werden zwei oder mehr Weine miteinander verschnitten, sind die Mengenanteile in der Weinbuchführung einzutragen.

• Abfüllung in Flaschen: Bei der Abfüllung ist die genaue Flaschenzahl nach der Abfüllung einzutragen.

• Destillation

• Herstellung von Schaumwein, Perlwein, Likörwein und konzentriertem Traubenmost (auch rektifizierter Traubenmost)

• Öenologische Verfahren zu Versuchszwecken

• Herstellung von Brennwein und sonstige Fälle von Alkoholzusatz, die Verarbeitung zu einem Erzeugnis einer anderen Kategorie, insbesondere zu aromatisiertem Wein. Brennwein hat einen Alkoholgehalt von 18-24 %vol und dient zur Gewinnung von Brandwein. Brennwein stammt zumeist aus Frankreich, Griechenland, Italien und Spanien. Durch ihre hohen Alkoholgehalte bleiben die Weine auch bei geringen Schwefelgehalten stabil. Brennwein hat in Deutschland keine Bedeutung. Zum Zusatz von Alkohol kommt es auch bei der Herstellung von Likörweinen.

• Mengenkorrekturen: Im Weinausbau kommt es immer zu Verlusten, die Verlustmengen werden erfasst und in die Weinbuchführung übernommen. Die Verlustmengen unterliegen Höchstgrenzen (s.u.).

• Unvorhersehbare Änderungen in der Menge als Schwund oder Mehrmenge. Diese können sich zum Beispiel aus den Mengenschätzungen des Herbstbuches ergeben, die dann zu korrigieren sind. Andere Mengenunterschiede haben meist ihre Ursache in menschlichem Versagen und werden in einem formlosen Protokoll, mit Fotos und durch Zeugen dokumentiert und/oder der Weinkontrolle gemeldet und in die Weinbuchführung eingetragen.

• Eigenverbrauch: Hierbei handelt es sich um Wein, der durch den Winzer, Familienangehörige und Mitarbeiter konsumiert wird. Üblicherweise kann hier ein Liter pro Person und Arbeitstag geltend gemacht werden, höhere Mengen gelten als unglaubwürdig.

• Behandlungsstoffe und Schönungen: In diesem Punkt besteht oft Orientierungslosigkeit, nur die hier aufgeführten und als besonders sensibel eingestuften Stoffe sind einzutragen, unter Angabe des Zeitpunktes und der verwendeten Menge.

• Aktivkohle: Die häufig verwendeten Behandlungsmittel Aktivkohle und Eichenholzchips sind bereits auf dem Kontoblatt vorgegeben. Weitere Behandlungsstoffe, die zum Teil sehr selten verwendet werden, sind einfach in die leeren Zeilen darunter einzutragen.

• Eichenholzchips

• Kaliumhexacyanoferrat

• DL-Weinsäure: Sie wird eingesetzt, um überschüssiges Calcium, welches nach einer hohen Entsäuerung mit Kalk im Wein verbleibt, auszufällen. Durch den Einsatz von DL-Weinsäure setzt sich Calciummuvat im Tank ab und Weinsteinausscheidungen nach Flaschenfüllung bleiben aus.

• Kaliumsorbat und Sorbinsäure: Die Stoffe sind in ihrer Wirkung gleich und wurden bei der Flaschenfüllung eingesetzt, um die hemmende Wirkung der Substanz auf Hefen zu nutzen. Sorbinsäure wirkt jedoch nicht gegen Milchsäurebakterien.

• Dimethyldicarbonat (DMDC): Der Stoff ist als Konservierungsmittel unter der Nummer E 242 zugelassen. Es wird unter dem Handelsnamen Velcorin vertrieben. DMDC tötet Hefen ab. Nach Zugabe zum Getränk zerfällt es rasch und vollständig in geringste Mengen Methanol und Kohlendioxid.

• Seit 2005 ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Behandlungsstoffe vorgeschrieben. Das bedeutet aber nicht, dass alle Stoffe in die Weinbuchführung einzutragen sind. Für die Stoffe, für die weder Aufzeichnungen in der Weinbuchführung noch ein Stoffbuch vorgesehen sind, ist eine Sammlung der Rechnungen ausreichend. (Siehe dazu, welche Stoffe erfordern welche Aufzeichnung). Zeitpunkt und verwendete Menge, sowie die Form der SO₂-Gabe sind seit dem Jahrgang 2012 nicht mehr aufzeichnungspflichtig. In der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 314/2012 der Kommission vom 12. April 2012 steht: "In dem Bemühen um eine Verringerung der Verwaltungslasten empfiehlt es sich, die Verpflichtung …, den Zusatz von Sulfiten in den Büchern zu vermerken, zu streichen, weil Sulfite auf verschiedenen Stufen der Erzeugung und Behandlung des Weines zugesetzt werden und der endgültige Gehalt nicht der Summe der angegebenen Sulfite entspricht."

• Allergen-Kennzeichnung: Seit dem 3.Juli 2012 ist die Durchführungsverordnung zur erweiterten Allergenkennzeichnung für Wein, Perlwein, Sekt und alle anderen Kategorien von Weinbauerzeugnissen in Kraft. Auf Etiketten von Getränken mit einem Alkoholgehalt von mehr als 1,2 % vol. wird die Verwendung bestimmter Zutaten, die allergische oder andere Unverträglichkeitsreaktionen auslösen können, angegeben. Zum Schutz entsprechend empfindlicher Personen müssen nun neben Schwefeldioxid auch Behandlungsmittel auf Basis von Milch und Ei auf dem Etikett angegeben werden. Deshalb sollten diese Behandlungsmittel in der Weinbuchführung aufgeführt werden. Behandlungsmittel auf Basis von Milch ist Kasein. Behandlungsmittel auf Basis von Ei sind Albumin, Hühnereiweiß und Lysozym. Nach Vorgabe der amtlichen Weinüberwachung gilt in Deutschland, dass nur bei einem Gehalt von 0,25 mg/l oder mehr Kasein aus Milch oder Albumin aus Ei bzw. Lysozym aus Ei im Erzeugnis zum Zeitpunkt der Etikettierung eine Kennzeichnung notwendig ist. Bisherige Untersuchungen haben gezeigt, dass nach einer Behandlung von Wein Gehalte an Kasein und Albumin durch Reaktion mit Weininhaltsstoffen, Sedimentation, Filtration, und Zerfall im Verlauf der Weinbereitung abnehmen. Es ist keine Nachweismethode für Milch, Ei oder daraus hergestellte Erzeugnisse im Wein festgelegt. Weinlabore bieten zurzeit auf immunologischer Basis arbeitende ELISA-Tests zum Nachweis von Kasein, Albumin bzw. Lysozym an. (Info unter http://lua.rlp.de/downloads/weinueberwachung)

Oenologisch unumgängliche Aufzeichnungen, wie Hefestamm, Nährstoffversorgung, Gärkontrolle und vieles Andere sind für den Ausbau eines Weines wichtig, aber in der Weinbuchführung nicht einzutragen. Diese Informationen werden im Kellerhilfsbuch aufgezeichnet.

NOTWENDIGE EINTRAGUNGEN in Kellerbuch oder Weinkonto und Stoffbuch:

Vorgang	Substanz	Stoffbuch	Weinbuchführung	Rückverfolgbarkeit erfolgt durch gesammelte Rechnungen
Anreicherung	Saccharose	ja	ja	ja
Anreicherung	Rektifiziertes Traubenmostkonzentrat	ja	ja	ja
Anreicherung	Konzentrierter Traubenmost	ja	ja	ja
Anreicherung	Konzentrierung	-	ja	ja
teilweise Entalkoholisierung	-	-	ja	ja
Alkoholzugabe	Alkohol / Branntwein	ja	ja	ja
Säuerung	Weinsäure	ja	ja	ja
Säuerung	Äpfelsäure	ja	ja	ja
Säuerung	Milchsäure	ja	ja	ja
Entsäuerung	Kaliumhydrogencarbonat	ja	ja	ja
Entsäuerung	Kohlensaurer Kalk	ja	ja	ja
Entsäuerung	Doppelsalz	ja	ja	ja
Entsäuerung	Doppelsalz	ja	ja	ja
Behandlungsmittel*	DL-Weinsäure	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Kaliumsorbat / Sorbinsäure	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Eichenholz-Chips	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Dimethyldicarbonat (DMDC)	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Aktivkohle	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Schwefeldioxid (SO2)	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Kaliumhexacyanoferrat	nein	ja	ja
Behandlungsmittel*	Kaliumhexacyanoferrat	nein	ja	ja
Behandlungsmittel**	Milch und daraus gewonnene Erzeugnisse Kasein (Eintragungen zu diesen Behandlungsmitteln sind sehr sinnvoll!)	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Eier und daraus gewonnene Erzeugnisse Lysozym, Albumin (Eintragungen zu diesen Behandlungsmitteln sind sehr sinnvoll!)	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Bentonit	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Gelatine	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Tannine	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Kohlendioxid (CO2)	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Ascorbinsäure	nein	nein	ja
Behandlungsmittel**	Vitamin B1	nein	nein	ja

WICHTIGE ANMERKUNGEN ZUR TABELLE:

• Behandlungsmittel* = Behandlungsmittel, die in die Weinbuchführung eingetragen werden müssen!

• Behandlungsmittel** = alle anderen Behandlungsmittel

Stoffbuch

Neben einem Keller- und Weinbuch ist zusätzlich ein Stoffbuch zu führen über: Saccharose, konzentrierter Traubenmost, rektifiziertes Traubenmostkonzentrat, die zur Säuerung und Entsäuerung verwendeten Stoffe, Alkohol und Branntwein aus Wein. Jeder dieser Stoffe ist bei Verwendung für jedes betroffene Erzeugnis gesondert einzutragen.

BEISPIEL für ein Stoffbuch:

Datum	Beleg des Kaufes Rechnung / Lieferschein-Nr.	Abgang zu Wein Nr.	Zugang (in kg)	Abgang (in kg)	Bestand (in kg)
01.10.	Raiffeisen Lager Mußbach	Re. 1011	2.000		2.000
04.10.		Konto 01		396	1.604
10.10.		Konto 04		148	1.456
20.10.		Konto 05		330	1.126
30.06.	Bestandsaustrag			1.126
30.06.	Jahresabschluß		2.000	2.000
01.07.	Bestandseintrag		1.126		1.126

Für die nachfolgenden Stoffe ist jeweils ein eigenes Stoffbuch zu führen:

Saccharose – konzentrierter Traubenmost - rektifiziertes Traubenmostkonzentrat - Stoffe der Entsäuerung - Stoffe der Säuerung - Alkohol - Branntwein aus Wein - der zutreffende Stoff ist zu unterstreichen.

Beseitigung von Trester, Hefe, Trub

Die verarbeitenden Betriebe sind verpflichtet, die bei der Verarbeitung anfallenden Nebenerzeugnisse wie Trester, Hefe und Trub zu beseitigen. Die Abgabe dieser Erzeugnisse muss in die Weinbuchführung unter Angabe der geschätzten Mengen eingetragen werden. Die Plan-Nummer, in die der Trester, die Hefe oder der Trub ausgebracht wurde, ist anzugeben.

Die Eintragung ist eine Voraussetzung zur Teilnahme an Marktordnungsmaßnahmen der Europäischen Gemeinschaft. Deshalb sollten diese sehr einfachen Eintragungen formgetreu vorgenommen werden.

BEISPIEL für ein ausgefülltes Tresterkonto:

Datum	Beleg Herbstbuch-Nr. / Wein-Nr.	Abgang (in kg)	Verwendung (bei Verwendung als Dünger Parzellen-Nr. eintragen!)
03.10.	Herbstbuch Lfd. Nr. 1	1.000	ausgebracht in Parzelle 140
09.10.	Herbstbuch Lfd. Nr. 2	700	ausgebracht in Parzelle 140
10.10.	Herbstbuch Lfd. Nr. 3	750	ausgebracht in Parzelle 140
20.10.	Herbstbuch Lfd. Nr. 4	750	ausgebracht in Parzelle 140
30.06.	Jahresabschluss	3.200	30.06. 201...Unterschrift

Im Herbstbuch kann die Trestermenge (ca. 20 bis 25 % der Erntemenge) in die Rubrik Bemerkungen eingetragen werden. Am Ende der Weinlese wird die Trestermenge der einzelnen Zeilen im Herbstbuch addiert. Die gesamte Menge wird in einem Trester-Kontoblatt als Zugang und gleichzeitig als Ausgang gebucht.

• mögliche Formel zur Errechnung der anfallenden Trestermengen:

kg Trauben - (Liter Most x spezifisches Gewicht) = kg Trester 
BEISPIEL: (Trauben mit 80 °Oe) 1000 kg Trauben - (750 Liter x 1,080) = 190 kg Trester 

Eine Schätzung ist auch möglich, indem einmal ein mit Trester beladenes Fahrzeug gewogen wird. Die Trestermengen müssen plausibel mit der verarbeiteten Traubenmenge übereinstimmen und sind an die tatsächlich erzielten Ausbeuten anzupassen.

Jahresabschluss

BEISPIEL für ein ausgefülltes Kontoblatt für den Jahresabschluss

BEISPIEL für ein ausgefülltes Kontoblatt mit Erläuterungen für den Jahresabschluss

Beim vorgeschrieben Jahresabschluss müssen einmal im Jahr die Zahlen der Weinbuchhaltung mit den Mengen, die anlässlich einer Inventur ermittelt wurden, miteinander abgeglichen werden. Dazu werden alle Zugänge und alle Abgänge eines Kontos addiert. Jetzt sollte die Summe der Zugänge der Summe der Abgänge entsprechen und diese Zahl mit dem ermittelten Bestand übereinstimmen. Oftmals ist bei Flaschenwein in den Büchern noch ein geringfügig höherer Bestand als im Lager, weil Probeflaschen nicht ausgetragen wurden. Dies sollte dann nachgeholt werden, so dass Konten bei denen sich keine Flaschen mehr im Lager befinden, abgeschlossen werden können.

Die Bestände sind bei der erstmaligen Anlage eines Kontos als Eingang einzutragen. Der Zeitpunkt des Jahresabschlusses ist nicht vorgeschrieben. Aus praktischen Erwägungen empfiehlt sich jedoch eine Anpassung an sonstige Bilanzstichtage (z. B. der 30. Juni als Abschluss des Weinwirtschaftsjahres). Die vorhandenen Bestände sind als Eingang mit dem Datum des nächsten Tages (z. B. 1. Juli) einzutragen.

Zulässige Mengenverluste

Für die Mengenverluste während des Weinausbaus sind Höchstsätze festgesetzt. Die Verlustsätze sind für die üblichen kellerwirtschaftlichen Vorgehensweisen großzügig kalkuliert. In der ersten Phase der Weinbereitung von der Traubenannahme bis zum ersten Abstich von der Hefe sind maximal 8% Verlust vorgesehen. Bei der Weinlagerung können für Laborproben und Ausdehnungsverluste, wie sie durch Temperaturschwankungen auftreten, 0,05 % pro Monat geltend gemacht werden. Bei der Lagerung im Holzfass sind die verdunstungsbedingten Weinverluste sehr viel höher. In diesem Zusammenhang können Verluste von 0,4 % pro Monat geltend gemacht werden. Bei sehr geringer Luftfeuchtigkeit und warmer Lagerung sind solch hohe Verluste auch in der Praxis zu beobachten. Für die Weinbehandlung mit Schönungsmitteln und für die Flaschenfüllungen wird eine Verlustrate von 5 % akzeptiert. Insgesamt ergeben sich mögliche Mengenverluste von über 13 %, die geltend gemacht werden können. Bei den meisten Betrieben liegt die Verlustrate sicher sehr viel niedriger.

MAXIMAL ZULÄSSIGE MENGENVERLUSTE in der Weinbuchführung:

	Verlust
Most zu Wein	8 %
Weinbehandlung und Füllverluste	5 %
Weinlagerung im Holzfass	0,4 % pro Monat
Weinlagerung im Edelstahl-, GfK-Tank	0,05 % pro Monat
Maximal abzuschreibende Verluste im Jahr	13 % + Lagerverluste

Mengenverluste, die diese Höchstsätze überschreiten, sind der Weinkontrolle unverzüglich zu melden. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Tank nicht richtig verschlossen wurde und auslief. Früher wurden in solchen Fällen gerne glaubwürdige Zeugen hinzugezogen. Heute ist ein Foto als Beweismittel hilfreich, z. B. wenn im Flaschenlager eine Gitterbox umfällt.

Wie genau ist genau genug

Genauigkeit und Verluste sind im Verhältnis zu ihrem Mengen zu betrachten. Bei kleinen Mengen besteht die Tendenz zu prozentual eher höheren Verlusten, sind aber auch genauere Mengenangaben möglich. Während bei sehr großen Gebindegrößen die prozentualen Verluste kleiner, aber die Mengenangaben eher ungenau sind.

PROZENTUALE VERLUSTE in Abhängigkeit von der Gebindegröße:

Bei einer Weinbehandlung von 500 Litern machen 5% Verlust 25 Liter aus, die bei einer Filtration in einem ungünstigen Fall durchaus verloren gehen können. Bei der Filtration von 50.000 Litern bedeutet ein Verlust von 5 % ein Fehlbetragen von 2.500 Litern. Ein solcher Verlust widerspricht jeder praktischen Erfahrung.




Ähnliches gilt auch für die Mengenangaben im Fasswein. Wenn beispielsweise bei einer Mostmenge von 5.000 Litern zur Anreicherung 160 kg Saccharose verwendet wird, ergibt sich eine Mehrung von 96 Litern. Wer jetzt 5.096 Liter in die Weinbuchführung einträgt, den verfolgen ungenaue und ungrade Zahlen bis zum Abschluss des Kontos. In solchen Fällen gilt es, mit Augenmaß zu runden. Die Mengeangabe eines Fünftausend-Liter-Gebindes auf den Liter genau anzugeben, ist unrealistisch, aber die Angabe sollte doch auf 10, maximal 50 Liter, genau sein. Dies erleichtert ganz erheblich die Übersichtlichkeit und Rechenfehler werden vermieden. Ganz anders sieht es nach der Abfüllung aus. Einzelne Flaschen lassen sich sehr wohl zählen. Werden 5096 Liter Flaschen gezählt, sind diese auch einzutragen.

Literaturverzeichnis

• Schandelmaier, B. (2012): Die Grundlagen der Weinbuchführung von Bernhard Schandelmaier. Abteilung Weinbau & Oenologie (Gruppe Oenologie), Dienstleistungszentrum Ländlicher Raum Rheinpfalz, Neustadt an der Weinstraße: 17 Seiten.